Informativa sul trattamento dei dati personali

Chi siamo e a chi è rivolta questa informativa

Con la presente Le forniamo le informazioni relative all'installazione, presso i locali aziendali, di un sistema di analisi anonima dei flussi di persone denominato “Panta Rei” (di seguito anche “Sistema”). La presente informativa è rivolta a tutti i lavoratori che operano presso le sedi interessate dal Sistema, indipendentemente dal tipo di rapporto di lavoro (a tempo indeterminato, determinato, somministrazione e ogni altra forma).

Il datore di lavoro Le mette a disposizione questa informativa anche ai sensi dell'art. 4, comma 3, dello Statuto dei lavoratori; per la parte relativa alla protezione dei dati personali, l'informativa è resa da Panta Rei, Titolare del trattamento.

Datore di lavoro

Il locale presso cui Lei lavora, cioè l'esercizio in cui è esposto il cartello informativo che rimanda a questa pagina. I recapiti del datore di lavoro sono quelli del Suo rapporto di lavoro.

Titolare del trattamento

Panta Rei, denominazione operativa di Lorenzo Magliocchetti ed Ettore Lupica (persone fisiche in fase di costituzione societaria), con sede operativa in Torino, recapito per gli adempimenti privacy: privacy@pantareiflow.com. Panta Rei fornisce e gestisce il Sistema e tratta, in qualità di Titolare, i dati elaborati dal Sistema. Il datore di lavoro non accede alle immagini né ad alcun dato personale prodotto dal Sistema: consulta esclusivamente dati aggregati anonimi e posizioni istantanee anonime relative al proprio locale. Lorenzo Magliocchetti ed Ettore Lupica sono contitolari del trattamento ai sensi dell'art. 26 GDPR e hanno stabilito con un accordo interno le rispettive responsabilità; privacy@pantareiflow.com è il punto di contatto unico per entrambi.

Cosa fa il Sistema

Il Sistema utilizza alcune telecamere installate nei locali per produrre, in modo automatico e in tempo reale, dati numerici sull'affluenza nelle diverse aree (a titolo esemplificativo: quante persone ci sono in una zona, quanto è congestionata, quanto si fermano in media).

In particolare, il Sistema:

• elabora le immagini esclusivamente sul posto, su un dispositivo installato in azienda, senza trasmettere immagini all’esterno;
• non conserva su disco né su cloud alcun fotogramma né alcuna registrazione delle persone (principio del “default zero frame”);
• non effettua riconoscimento facciale e non utilizza dati biometrici di alcun tipo;
• non identifica le persone (lavoratori, clienti, fornitori, terzi);
• non ricostruisce i percorsi individuali tra telecamere diverse o tra momenti diversi della giornata;
• non effettua attività di profilazione né adotta decisioni automatizzate;
• non valuta le prestazioni, le presenze o i comportamenti dei singoli lavoratori;
• esclude dall’elaborazione le postazioni di lavoro occupate stabilmente dal personale, mediante una regione di interesse configurata all’installazione: le persone rilevate in tali postazioni sono scartate prima di qualsiasi tracciamento; sulle telecamere fornite da Panta Rei tali postazioni sono inoltre oscurate direttamente dalla telecamera (maschera privacy);
• produce esclusivamente dati numerici aggregati anonimi riferiti a zone, non a persone, e posizioni istantanee anonime sulla piantina del locale, senza alcun identificativo, cancellate dopo 10 minuti; i dati di una zona non sono mostrati quando le presenze sono meno di 3.

In sintesi

Il Sistema produce solo numeri (esempio: “nella zona X ci sono mediamente 12 persone”) e punti anonimi sulla piantina. Non produce informazioni su di Lei in quanto lavoratore. Non è uno strumento di controllo del personale e non può essere utilizzato per valutare l'operato individuale dei lavoratori.

Aree del luogo di lavoro interessate dal Sistema

Il Sistema è installato nelle aree del locale segnalate dal cartello informativo; l'elenco delle aree coperte dalle telecamere è disponibile presso il datore di lavoro.

Posizionamento delle telecamere

Le telecamere sono installate, ove tecnicamente possibile, in modo da inquadrare prevalentemente le aree accessibili al pubblico (clientela), escludendo o limitando l'inquadratura delle postazioni di lavoro. Le postazioni di lavoro stabili eventualmente comprese nel campo visivo sono comunque escluse dall'elaborazione. Il campo visivo concreto di ciascuna telecamera è documentato dal datore di lavoro ed è disponibile per la consultazione su richiesta.

Procedura ex art. 4 St. Lav. seguita dal datore di lavoro

Ove l'installazione del Sistema sia stata effettuata in aree in cui non è tecnicamente possibile escludere l'inquadramento di postazioni di lavoro, il datore di lavoro ha adempiuto alla procedura prevista dall'art. 4, comma 1, della Legge 300/1970, mediante:

I riferimenti dell'accordo sindacale o dell'autorizzazione dell'Ispettorato, quando presenti, sono indicati nell'informativa consegnata dal datore di lavoro.

In assenza di tale procedura, l'installazione è effettuata in aree in cui è tecnicamente escluso l'inquadramento di postazioni di lavoro, secondo quanto documentato dal datore di lavoro.

Perché installiamo il Sistema (finalità)

Il Sistema è utilizzato esclusivamente per:

• la buona gestione operativa dei locali;
• il dimensionamento adeguato del servizio nei momenti di maggiore affluenza;
• la prevenzione delle situazioni di congestione delle aree;
• la sicurezza degli ambienti accessibili al pubblico.

Il Sistema NON è utilizzato per:

• valutare le prestazioni, le presenze o i comportamenti dei singoli lavoratori;
• controllare a distanza l’attività lavorativa;
• finalità disciplinari relative a singoli lavoratori;
• finalità di marketing, profilazione o targeting commerciale;
• alcuna finalità diversa da quelle sopra indicate.

Su quale base trattiamo questi dati

Il trattamento si fonda sul legittimo interesse di Panta Rei ai sensi dell'art. 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, consistente nel fornire ai locali un servizio di analisi anonima dei flussi per la buona gestione operativa e la sicurezza degli ambienti accessibili al pubblico. Il bilanciamento tra tale interesse e i Suoi diritti è documentato nella Valutazione del legittimo interesse conservata da Panta Rei e disponibile su richiesta.

Chi può accedere ai dati

• personale autorizzato di Panta Rei, per l’erogazione del Servizio;
• il datore di lavoro, limitatamente ai dati aggregati anonimi e alle posizioni istantanee anonime relative al proprio locale, che non sono dati personali;
• i fornitori tecnici di Panta Rei (infrastruttura cloud, hosting dell’applicazione web, invio di email, posta elettronica), nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR; nessuno di essi riceve immagini.

I dati NON sono comunicati a terzi diversi da quelli sopra indicati, salvo obblighi di legge.

Per quanto tempo conserviamo i dati

Fotogrammi

Non sono conservati. Permangono solo nella memoria volatile del dispositivo locale per il tempo necessario all’elaborazione (frazioni di secondo) e sono immediatamente sovrascritti

Identificatori tecnici

Permangono nella sola memoria volatile del dispositivo locale finché la persona resta nell’area inquadrata dalla singola telecamera (da pochi secondi fino a oltre un’ora nelle aree di attesa). Non sono salvati né comunicati. Non sono associati ad alcuna identità

Posizioni istantanee

Punti anonimi sulla piantina, senza identificativo, usati solo per la visualizzazione in tempo reale. Cancellati automaticamente dopo 10 minuti

Dati aggregati anonimi

Sono numeri (esempio: conteggi per zona) non riconducibili ad alcuna persona. Conservati per la durata del contratto con il datore di lavoro più 24 mesi

Trasferimento dei dati all'estero

Le immagini non lasciano i locali aziendali. I dati aggregati anonimi sono conservati su infrastruttura cloud ubicata all'interno dell'Unione europea (Irlanda). Alcuni fornitori tecnici di Panta Rei hanno sede negli Stati Uniti: l'eventuale accesso ai dati da parte loro è coperto dalle garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali tipo e, ove applicabile, EU-U.S. Data Privacy Framework). Nessuna immagine è trasferita fuori dall'Unione europea.

Quali sono i Suoi diritti

In qualità di interessato, ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR, Lei ha diritto di:

• chiedere conferma dell’esistenza di un trattamento di Suoi dati personali e ottenerne copia (diritto di accesso);
• chiedere la rettifica dei dati inesatti che La riguardano;
• chiedere la cancellazione dei Suoi dati;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare (diritto di opposizione ex art. 21 GDPR);
• chiedere la portabilità dei dati.

Si tenga presente che, considerato che il Sistema non identifica le persone e non conserva dati personali riferibili a un soggetto specifico, l'esercizio di alcuni di questi diritti potrebbe risultare in concreto non praticabile (art. 11, paragrafo 2, GDPR). In tal caso Panta Rei Le fornirà una comunicazione motivata.

Per esercitare i Suoi diritti può rivolgersi a Panta Rei all'indirizzo privacy@pantareiflow.com, anche tramite il canale per l'opposizione indicato nel cartello informativo esposto nei locali; può anche consegnare la richiesta al datore di lavoro, che la inoltra a Panta Rei. Ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Decisioni automatizzate e profilazione

Il Sistema NON adotta decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 GDPR e NON effettua alcuna forma di profilazione individuale. Le elaborazioni automatizzate hanno ad oggetto esclusivamente dati aggregati a livello di zona, non riferibili a singole persone.

Utilizzabilità delle informazioni a fini disciplinari

In coerenza con la natura del Sistema e con quanto sopra esposto, le informazioni prodotte dal Sistema (esclusivamente dati numerici aggregati per zona) NON sono idonee a fondare valutazioni disciplinari individuali nei confronti dei lavoratori. Resta ferma la disciplina ordinaria in materia di rapporti di lavoro per le contestazioni eventualmente fondate su altri elementi.

Aggiornamento dell'informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata in caso di modifiche significative del Sistema, delle sue finalità o delle modalità di funzionamento. In tal caso, una nuova versione Le sarà tempestivamente comunicata.

Per ogni chiarimento

Per ogni chiarimento sulla presente informativa o sul funzionamento del Sistema può rivolgersi al Suo referente aziendale o ai recapiti del datore di lavoro, oppure direttamente a Panta Rei (privacy@pantareiflow.com). Per richieste tecniche specifiche sul Sistema, il datore di lavoro potrà raccogliere il Suo quesito e inoltrarlo a Panta Rei (Titolare del trattamento).